Reuniones útiles en 2017? 5 consejos para lograrlo (y 2)

No tiene que pedírselo a Santa ni a los Reyes: las reuniones agradables y productivas son posibles sin milagros navideños.

Factory Pyme | Por Elibeth Eduardo | @ely_e

Puede que sea un deseo “tradicional” de estas fechas y un propósito tan constante de comienzos de año como el de manejar mejor su agenda ser más productivo o perder peso.

Todos son posibles. Pero, en el caso de las reuniones útiles, productivas y precisas, ya hemos visto que sólo son cuestión de práctica.

Veamos las restantes recomendaciones que, gracias a las consultas del equipo de Microsoft, permitirán que no tenga que esperar al 2017 para reducir la brecha entre sus reuniones, sus objetivos y la satisfacción de los participantes.

3. Lluvia de ideas

Seguramente son las protagonistas principales de sus historias sobre reuniones frustrantes, largas y poco productivas.

Pero, pese a este historia, las lluvias de ideas son la mejor y más rápida forma de obtener un gran volumen de sugerencias que puedan sintetizarse y, luego, presentarlas a los tomadores de decisión.

Ya sea en persona o de manera virtual (las videollamadas suelen ser ideales para esto), estas reuniones son más efectivas si:

• Prepara un espacio para que la gente comparta sus ideas en una manera constructiva y libre de juicios.
• Estas condiciones son fundamentales. Si se dan, usted nunca sabrá qué dirección tomará una luvia de ideas, no trate de controlarlas.
• Pero si establezca tiempo: la presión y saber que concluirá en un tiempo determinado puede ayudar para que justo ahí aparezcan las mejores ideas.
• Es recomendable, sin embargo, que no abuse de este recurso y que lo convoque con cierta anticipación para que la gente no llegue tan en blanco.

Viste todo esto, agende una sesión de lluvia de ideas cuando necesite:

• Muchas nuevas ideas a la vez.
• Una variedad de opiniones y puntos de vista.

4. Reuniones tradicionales

¿Pensó que podía eliminarlas de todo? En realidad no. Pero, si podemos hacerlas mejores porque están más focalizadas.

Ya sea que se reúnan en una sala de juntas, de conferencias, en un auditorio, con una audiencia virtual o una combinación de todo esto, que la reunión sea tradicional no la obliga a ser aburrida.

Aproveche estas reuniones para entregar mensajes estratégicos.

Si llegan a una audiencia virtual, requieren acciones en sitio o fuera de las instalaciones de la empresa, explore soluciones de reuniones virtuales que permitan el mismo nivel de participación sin importar cómo (y de dónde) se una la gente.

Recuerde que, para mejorar una reunión tradicional se necesita:

• Llegar a una audiencia más grande (de 30 a 10.000 participantes).
• No intente colaborar. Sea preciso en la presentación de la información.
• Limite y estructure la participación de la audiencia.
• Sin importar el tipo de reunión, tome el tiempo para crear una agenda, de que llegue a su equipo con anticipación y (¡por favor!) apéguese a la misma.

Realice el tipo correcto

Como hemos visto, cada tipo de reunión tiene propósitos y dinámicas distintas.

Obtengan los mejores resultados y muestre a sus colaboradores que valora su tiempo al elegir el tipo correcto de reunión.

Para las reuniones en línea, Skype for Business puede mantener a todos en curso e informados.

También, revisen The Ultimate Meeting Guide para aprender todo lo que requiere para preparar y realizar una reunión exitosa e incorporar herramientas tecnológicas que mejoren la productividad.